Bestuur en Ondersteuning

Met regelmaat worden trainingen verzorgd gericht op projectmatig werken, vaker wordt gewerkt met bestuursopdrachten. Aan de opgaven die corona met zich meebracht is afdeling overstijgend gewerkt. De organisatie manifesteert zich wendbaar en flexibel in deze periode. Ook is een “voorwas” overleg gestart waarin vraagstukken en opgaven die buiten de gestandaardiseerde dienstverlening vallen in een vroeg stadium geanalyseerd en belegd worden. Complexe projecten met een brede organisatorische en/of bestuurlijke impact hebben een ambtelijke opdrachtgever vanuit het MT.

Met enige regelmaat wordt de voortgang van het collegeprogramma gemonitord. Binnen de werkwijze van een projectorganisatie worden projecten en opgaven geëvalueerd.

Middels de Kadernota is de raad in de gelegenheid gesteld om kaders te stellen t.a.v. de begroting. In de Beeldvormende Avonden werd de raad via themasessies betrokken bij diverse onderwerpen en ontwikkelingen.
De stand van zaken projecten is standaard
aan de orde gekomen in de commissie Bestuur
en Middelen en Grondgebied. De Bestuurlijke Termijn Agenda is opgenomen op de commissieagenda's.
Ten aanzien van de Omgevingswet is een
themasessie gehouden, die kreeg vervolg in de
Commissie Grondgebied, via een roadmap.
De corona crisis heeft er voor gezorgd dat enkele onderwerpen nog niet zijn opgepakt.
Themasessies over het hondenlosloopbeleid en het zorg- en veiligheidshuis worden opgepakt zo gauw er weer fysiek bijeengekomen kan worden.

Wekelijks is alle voor de raad bestemde
informatie via een griffiebericht aan de raad
gestuurd. Agenda's en vergaderstukken zijn te
vinden op het RIS.
Op de Ingekomen Stukken Lijst zijn de (College)brieven gericht aan de raad en college te vinden. Voor, tijdens en na een raadsvergadering wordt de raad actief op de hoogte gebracht van moties en amendementen.
Sinds de corona-crisis is er eerst met inachtneming van de RIVM richtlijnen fysiek vergaderd. Vervolgens hebben de vergaderingen digitaal plaatsgevonden.

Voor 2020 stond een Medewerkers Tevredenheids Onderzoek (MTO) gepland. Door corona is het uitgesteld en inmiddels alsnog in januari 2021 online afgenomen. Waarbij we ons bewust zijn dat de uitkomsten vanzelfsprekend (deels) corona-gerelateerd zijn en daarmee minder goed vergelijkbaar met het laatste MTO uit 2016.

• Er is een opleidingsprogramma geweest gericht op het versterken van basisvaardigheden bij het projectmatig werken voor medewerkers en er hebben diverse masterclasses plaatsgevonden voor projectleiders en ambtelijk opdrachtgevers gericht op verdieping van kennis en vaardigheden.
• Er is een werkwijze ingevoerd waarbij nieuwe opgaven en ‘klussen’ die zich aandienen en ambtelijke inzet vergen, als eerste stap in heel korte tijd organisatiebreed via een digitale vragenlijst worden ‘gekleurd’ door een groot aantal medewerkers vanuit alle verschillende disciplines. Daarmee wordt heel snel inzicht verkregen welke kennis erover in huis is, wat de samenhang is en / of hoe het zich verhoudt tot andere prioriteiten van college en raad, hoe een ieders netwerk eventueel kan helpen en wie beschikbaar is.

• Intensieve profilering op diverse social media, met name Linkedin
• Verhoogde inzet van stagiaires, immers onze potentiële medewerkers van de toekomst, los nog van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid om ruimte te bieden voor stages.  

• De regeling thuiswerkbeleid naar aanleiding van corona-crisis
• De regeling generatiepact is geëvalueerd en in afwachting van de nieuwe cao, verlengd voor 1 jaar;
• De vitaliteitsregeling is geëvalueerd en voorlopig voor 2 jaar verlengd en meer toegesneden op het vitaliteit bij thuiswerken;

In 2020 zijn de digitale klantfunctionaliteiten binnen iBurgerzaken verder uitgerold. Hierdoor is de burger in staat om zo’n 80% van alle burgerzakenproducten zelf thuis online te regelen. Om de authenticiteit van persoons- en reisdocumenten beter te controleren is speciale scan software (Oiribi) aangeschaft. Tevens is in 2020 gestart met de implementatie van nieuwe vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) software die digitale ondersteuning biedt aan alle vier serviceformules die nodig zijn voor een optimale dienstverlening in het kader van de Omgevingswet.

De zes uitgangspunten van Hostmanship blijven hiervoor het leidende principe (dienen, het geheel zien, verantwoordelijkheid, consideratie, dialoog en kennis). Alle medewerkers in de front office zijn hierin periodiek meegenomen d.m.v. workshops)

Dit onderzoek is reeds in 2019 uitgevoerd en wordt in 2021 opnieuw gedaan (om de twee jaar)

Alle vergunningsprocessen zijn in 2020 opnieuw tegen het licht gehouden en verbeterd. Tevens is besloten gespecialiseerde software voor Vergunning, Toezicht en Handhaving (VTH) aan te schaffen en het gebruik van de applicatie Mozard/Hoegle los te laten

In 2020 is gestart met de implementatie van nieuwe VTH software die digitale ondersteuning biedt aan alle vier serviceformules die nodig zijn voor een optimale dienstverlening in het kader van de Omgevingswet.

• Nieuw digitaal portaal begraafplaatsen
• Nieuw digitaal portaal voor verloren en gevonden voorwerpen
• Harmonisatie van ruimtelijke objectregistratie, dienstverleningsloket Samenleving en het gegevensknooppunt GBKZ en IASZ
• Voorbereiding informatievoorziening Omgevingswet en aansluiting Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO)
• Actualisatie training ‘opstellen bestuurlijke documenten in Mozard/Hoegle’ en opleidingsmateriaal

• Overstap naar de nieuwe landelijke voorziening Nieuw Handels Register (NHR) en Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) 2.0
• Actualisatie strategie Informatiebeveiliging naar aanleiding van verandering Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) en outsourcing ICT beheer
• E-learning campagne Privacy en Informatiebeveiliging intern opgezet
• Bij het verkennen van de informatiebehoefte en doorontwikkeling van informatiesystemen is het toetsen op architectuurprincipes en informatiebeveiliging een vast en integraal onderdeel geworden.
• Uitvoering jaarlijkse audit Eenduidige Normatiek Single Information (ENSIA)

Programma opzetten op de kennis en vaardigheden voor data gedreven sturing en het inzichtelijk maken van de behoefte op dit vlak is geagendeerd voor het jaar 2021

• Per 2020 is een nieuwe manager Informatievoorziening aangesteld. De manager zal nadere invulling geven aan de doorontwikkeling van de IV organisatie en het ICT beheer.
• Het technisch beheer van de gemeentelijke ICT is volledig gemigreerd en overgedragen aan de gecontracteerde outsourcingspartij. Het programma heeft niet tot meerkosten in de begroting geleid. De IV organisatie is naar aanleiding van de succesvolle overdracht overgegaan op de doorontwikkeling en transitie naar een regie-organisatie.

Periodieke afstemming toepassing nota 'grip op samenwerking'.

Dit is onderdeel van het proces kadernota en begroting.

Bij behandeling van de kadernota en begroting 2021 zijn ombuigingsvoorstellen opgesteld en deels doorgevoerd.

Er is in 2020 een nota kerntakendiscussie opgesteld die a.g.v. de corona crisis niet door de raad in behandeling is genomen. Enkele voorstellen uit de nota zijn aangenomen om de begroting 2021 sluitend te maken.