Bedrijfsvoering en Overhead

In programma 0 Bestuur en ondersteuning komen de doelen, activiteiten en mijlpalen aan de orde wat betreft bestuur, organisatie en dienstverlening. De paragraaf bedrijfsvoering geeft aanvullende informatie of gaat in op zaken die niet in programma 0 aan de orde komen.

Uitbraak van COVID-19 (Corona)

De uitbraak van COVID-19 (Corona) eind februari 2020 heeft een enorme impact op ons allemaal. De wereldwijde pandemie leidt tot ongekende omstandigheden. Voor de aanpak van COVID-19 kijken wij wat we, aanvullend op de landelijk maatregelen van het Rijk, kunnen doen. Dit raakt veel beleidsterreinen van onze organisatie. We streven naar een zo adequaat mogelijke uitvoering van de landelijke en lokale maatregelen en naar zoveel mogelijk continuïteit van de reguliere werkzaamheden en van noodzakelijke (digitale) besluitvorming en hebben daarvoor de nodige interne maatregelen genomen.

Organisatieontwikkeling

De ambtelijke organisatie moet een waardevolle en krachtige organisatie voor inwoners en bestuur zijn. Gefundeerd op drie pijlers: wendbare organisatie, weerbare en lenige professionals en een stevige basis. Als kleine gemeente is samenwerking met de regio hiervoor noodzakelijk. Deze ambitie is in 2020 verder vormgegeven.

De in 2019 ingezette update van de organisatiestructuur is in april 2020 afgerond met een positief advies van de OR. Dit heeft geleid tot een meer evenwichtige span-of-control tussen de verschillende domeinen.

Vanaf maart 2020, toen velen plotsklaps van de ene op de andere dag vanuit huis moesten werken, kwam de focus volledig te liggen op het faciliteren van thuiswerken/werken op afstand. Indrukwekkend snel zijn we allemaal digitaal gaan werken. En op meer fronten viel de wendbaarheid van de organisatie en de medewerkers op. Zo toonden medewerkers uit vele verschillende delen van de organisatie zich flexibel door zich in te zetten voor ander werk dan ‘normaal’. Bijvoorbeeld bij het tijdelijke nieuwe ondernemersloket en bij het online-communicatieteam. Ook is er langdurig in weekenden en avonden gewerkt als de Rijksoverheid nieuwe maatregelen aankondigde. In de eerste periode is dit zo veel mogelijk opgevangen door eigen personeel, maar de rek is er op enig moment uit. Daarom is in het tweede deel van het jaar ook meer ingehuurd. (zie ook toelichting op de financiële impact van Corona).

In de loop van de eerste golf is het reguliere werk (voor projecten en beleid) weer meer op gang gekomen. Bij de tweede golf heeft het reguliere werk volwaardig door kunnen gaan. Terwijl inmiddels ook is gebleken dat corona (en de gevolgen ervan) voor de komende jaren structurele inzet van ons vraagt. Dit heeft een nieuw spanningsveld gegeven in de toedeling van de beschikbare capaciteit.

In mei 2020 is een enquête gehouden onder alle medewerkers over hun beleving van het werken tijdens corona. Hieruit blijkt dat medewerkers verwachten dat thuiswerken in bepaalde mate een structureel onderdeel blijft van het gemeentelijk werkconcept. Naar aanleiding van de enquête hebben we ook een thuiswerkbeleid opgesteld en met instemming van de Ondernemingsraad in juli ingevoerd. Hierin is onder andere aandacht voor een arbo-verantwoorde inrichting van de thuiswerkplek, privacy- en informatiebeveiligingsaspecten. Daarnaast is er aandacht besteed aan een juiste balans werk-privé en het (grote) gemis aan livecontact met collega’s. Hieruit volgde een routekaart die ruimte geeft om soms op kantoor te werken of als team elkaar te ontmoeten.

Medewerkers hebben dit jaar regelmatig een digitale nieuwsbrief gekregen (‘corona-update’) waarin actuele ontwikkelingen werden gedeeld en maatregelen toegelicht. In het najaar is bovendien een vitaliteitsprogramma’s aangeboden om medewerkers te faciliteren in het thuiswerken en het samenwerken op afstand. Alle leidinggevenden hebben een workshop ‘sturen op afstand’ gedaan. Daarnaast is er extra geïnvesteerd in de ontwikkeling van recent ingestroomde medewerkers en liepen de reguliere opleidingsinspanningen op individueel, organisatie- (o.a. opleidingstraject voor projectleiders en opdrachtgevers) en teamniveau door. Hierdoor is het opleidingsbudget in beperkte mate overschreden (circa 10 procent).
Op dit moment is er in sommige taakvelden (o.a. functies op het gebied van RO en IOV) krapte op de arbeidsmarkt. Daardoor is er enerzijds in deze taakvelden ook relatief meer verloop en anderzijds zijn juist die vacatures ook lastiger te vervullen. Dit heeft geleid tot hogere wervingskosten en / of is langdurigere inhuur noodzakelijk geweest.
In preventieve zin is extra ingezet op arbeidsmarktcommunicatie en de inzet van stagiaires, immers onze potentiële medewerkers van de toekomst, los nog van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid ruimte te bieden voor stages.

Integriteitsbeleid en integriteitsmeldingen

Goed bestuur is integer bestuur. Daarmee is integriteit niet alleen een verantwoordelijkheid van de individuele politieke ambtsdragers, maar een gezamenlijk belang dat de hele organisatie en het hele bestuur in al zijn geledingen aangaat. Zo zijn er gedragscodes voor de raad en voor het college. De raad heeft in 2020 het Integriteitsprotocol en de Verordening Integriteitscommissie voor de behandeling van integriteitsmeldingen jegens politieke ambtsdragers vastgesteld. Daarmee worden de integriteitsmeldingen jegens politieke ambtsdragers voortaan volgens dit protocol behandeld door een Integriteitscommissie. Het Steunpunt Integriteitsonderzoek Politieke Ambtsdragers heeft voor raadsleden en duo-commissieleden een thema avond over Integriteit gegeven op 9 december 2020.

Op grond van de ambtenarenwet (artikel 125 quater) voert het college een integriteitsbeleid om goed ambtelijk handelen te bevorderen.

In 2020 zijn er in totaal 15 integriteitsmeldingen ingediend, waarvan 1 door een inwoner en de overige 14 door raadsleden.

* De integriteitsmelding die door een inwoner was ingediend bleek ongegrond.
** Het indienen van deze melding was niet de geëigende weg, omdat het de afhandeling van een klacht betrof. De melder is doorverwezen naar de Nationale ombudsman.
*** De integriteitsmeldingen die door raadsleden zijn ingediend worden ter advisering voorgelegd
aan de (door de raad nog in te stellen) integriteitscommissie.

Zie voor meer informatie het jaarverslag integriteit, dat is een bijlage bij het raadsvoorstel bij het jaarverslag.

Ambtelijke samenwerking met Heemstede

Sinds enige jaren werken de ambtelijke organisaties van Heemstede en Bloemendaal op een aantal onderdelen samen. Beide gemeenten hebben een aantal Gemeenschappelijke regelingen (GRIT, IASZ en GBKZ) en er wordt in vervlochten teams samengewerkt wat betreft bedrijfsvoering.

In 2019 is binnen de raad het gesprek aangegaan over het verdere perspectief van deze samenwerking. Bloemendaal heeft naar aanleiding hiervan ingestemd met een kader voor de samenwerking: de huidige vervlochten teams bestendigen. Heemstede moet zich nog hierover uitspreken.

In 2020 is het traject in gang gezet om de Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie (GRIT) uit te breiden met Informatievoorziening. Inmiddels is de (bestuurlijke) besluitvorming hiertoe in gang gezet.

Regionale Samenwerking

Conform de nota ‘Grip op Samenwerking’ die in 2017 door de raad is vastgesteld zijn conform dat toetsingskader begrotingen en jaarverslagen van Verbonden Partijen getoetst.

De grote opgaven, waar gemeenten momenteel voor staan, overschrijden steeds vaker de gemeentegrenzen en vragen om regionale afspraken. In sommige gevallen kunnen afspraken op provinciaal niveau worden geregeld, maar een aantal taken zijn gedecentraliseerd naar gemeenten. In het geval van onze regio worden veelal informele afspraken gemaakt op de schaal van de deelregio Zuid-Kennemerland, vaak samen met de deelregio IJmond. In specifieke gevallen (bijvoorbeeld in het geval van de Veiligheidsregio of de inkoop bij het Sociaal Domein) zijn de regiogrenzen om juridische dan wel pragmatische reden weer net anders vormgegeven.

Zuid-Kennemerland kent een rijke traditie, wanneer het gaat om regionale samenwerking op verschillende fronten. Na de beëindiging van het gewest Zuid-Kennemerland heeft de samenwerking een informele vorm gekregen op tal van terreinen (en een Gemeenschappelijke Regeling m.b.t. het programma bereikbaarheid). Dit heeft geleid tot talrijke producten op het gebied van toerisme, detailhandel, woningbouwprogrammering en mobiliteit.

Een bijzonder samenwerkingsverband is de Metropoloregio Amsterdam (MRA). Dit grotere schaalniveau wordt door Zuid-Kennemerland benut, wanneer het gaat om afspraken die betrekking hebben op de economie, woningmarkt en de grootschaliger infrastructurele projecten. De MRA biedt de mogelijkheid om op een efficiënte en effectieve manier gezamenlijk beleid op te stellen en kansen om invloed uit te oefenen op het Rijk en EU en/of toegang te krijgen tot cofinanciering.

De MRA agenda is opgesteld om uitvoering te geven aan de doelstelling van de versterkte samenwerking binnen de MRA. Deze agenda vormt dan ook de basis voor het werkplan en de begroting van de MRA. De gemeente Bloemendaal is bij een aantal projecten betrokken, waaronder afstemming programmering woningbouw, onderzoek naar wonen in de MRA, de verstedelijkingsstrategie, circulair maken regionale grondstoffenketens en de realisatie van elektrische laadpalen. Bloemendaal heeft belang bij deze samenwerking om grensoverschrijdende opgaven op te kunnen lossen. Het gaat dan om het behouden van het hoogwaardig woonmilieu, regionale afstemming over een goed en gevarieerd winkelaanbod, behoud en versterking van de landschappelijke en cultuurhistorische waarden van de landgoederen en groene gebieden, versterking van (verblijfs)recreatie en goede vergader- en congresfaciliteiten, goede en hoogwaardige (OV-)verbindingen met Amsterdam en Schiphol. In 2020 is de nieuwe MRA agenda ingegaan voor de periode 2020-2024.

Samenwerken in netwerken (Zuid-Kennemer Agenda)
De huidige (complexe) maatschappelijke vraagstukken vragen om een integrale benadering waarbij vanuit verschillende invalshoeken en in samenhang aan oplossingen gewerkt wordt. Steeds meer werkt de gemeente binnen relevante netwerken actief samen met andere gemeenten en maatschappelijke partners. Een voorbeeld van de samenwerking tussen de gemeenten in Zuid-Kennemerland is de Zuid-Kennemer Agenda. Dit is een agenda waarin de opgaven die een regionale aanpak vergen op het gebied van Landschap, Economie, Wonen, Klimaat en Mobiliteit staan omschreven. Bij de totstandkoming waren bestuurders, raadsleden en ambtenaren van de vier gemeenten betrokken. De planning is dat de agenda in 2021 door alle vier de gemeenten is vastgesteld. Om de samenwerking in Zuid-Kennemerland te versterken is in 2020 in afstemming met raadsleden en bestuurders gewerkt aan de governance van de regionale samenwerking. In 2021 zal dit proces verder vorm krijgen.

Gemeenschappelijke Regeling IT (GRIT)

Op 1 januari 2016 is de lichte gemeenschappelijke regeling GRIT (een samenwerking tussen gemeente Bloemendaal en Heemstede) van start gegaan. De gemeente Bloemendaal neemt 46% van de GRIT kosten voor zijn rekening en Heemstede de resterende 54% (gebaseerd op inwoneraantallen).

In 2020 lag de focus op de outsourcing van het technisch beheer van de werkplekken, servers en de ICT infrastructuur naar een externe partij. De transitie hiervoor is in de zomer van 2019 gestart en is in oktober 2020 afgerond. Het totale ICT beheer is daarmee overgedragen. De GRIT organisatie, voorheen belast met het ICT beheer, is begonnen met de transformatie naar een regie organisatie dat zich onder andere richt op het ICT contract- en servicemanagement van de organisatie. Door de transformatie ontstaat er een sturende interface tussen de organisatie, de outsourcingspartij en leveranciers.

Vanwege corona heeft de gemeente zich sneller dan gepland getransformeerd naar een organisatie waar medewerkers overal, altijd en nagenoeg volledig digitaal moeten kunnen werken. Door de introductie van een digitale vergadertool de gemeente snel en eenvoudig overgegaan tot het digitaal vergaderen en online samenwerken. De vergadertool is inmiddels ook ingezet voor commissie- en raadsvergaderingen. Tevens zijn faciliteiten voorbereid en aangeboden om thuis te kunnen werken met een laptop, groot scherm en waar nodig een tweede scherm. Voor telefonie is samen met de leverancier een nieuw systeem uitgerold zodat de receptie en klantcontactcentrum (KCC) medewerkers vanuit huis het werk konden voortzetten.

Kosten volgens GRIT begroting en afrekening 2020, exclusief BTW

Informatisering

De informatievoorziening en digitalisering van de gemeentelijke dienstverlening groeit, verbreedt en verandert. Inwoners en maatschappelijke partners krijgen een stevigere informatiepositie en participeren in de realisatie van de dienstverlening van een gemeente. Transparantie van informatie, informatiedeling met inwoners en ketenpartners, een veilige informatiehuishouding en altijd en overal toegang tot (openbare) informatie liggen ten grondslag hiervan. Dit vraagt een nieuwe manier van dienstverlenend denken, wendbaarheid in de organisatie, een open organisatie en een organisatie die betrouwbaar is op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. We haken daarbij aan op landelijke programma’s en maatregelen vanuit het Rijk en de VNG en sluiten aan op Europese en landelijke wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Wet Hergebruik Overheidsinformatie en de Omgevingswet.

Gelet op de grote opgave en complexiteit van het outsourcen van het ICT beheer en de corona crisis heeft 2020 vooral in het teken gestaan van continuïteit in de digitale dienstverlening, betrouwbaarheid behouden in de informatiehuishouding en het op afstand digitaal werken mogelijk maken. Daarnaast is door diverse ontwikkelingen op het gebied van privacy en regelgeving extra aandacht besteed aan het op orde brengen en houden van de Informatiebeveiliging van de gemeente.

Doorontwikkeling dienstverlening en integraal (samen)werken
Diverse nieuwe digitale dienstverleningsproducten zijn aan het portfolio van de gemeente toegevoegd. De dienstverlening van de begraafplaatsen van beide gemeenten is verbeterd en geharmoniseerd in één informatiesysteem. Er is een nieuw informatiesysteem in gebruik genomen voor verloren en gevonden voorwerpen. Daarnaast zijn diverse informatiesystemen voor o.a. de ruimtelijke objectregistratie, het dienstverleningsloket van Samenleving en het gegevensmagazijn van GBKZ geharmoniseerd.

Vanaf 1 januari 2022 treedt de Omgevingswet in werking. Informatisering realiseert de functionele inrichting in de informatiesystemen en de aansluitingen op het landelijk Digitale Stelsel Omgevingswet. In samenwerking met domein Dienstverlening heeft Informatisering de voorbereiding en de implementatie in beide gemeenten afgelopen jaar gecontinueerd. Dit programma loopt door in 2021.

Vanaf 1 januari 2022 is de gemeente verplicht de WOZ-taxaties van woningen te baseren op de gebruiksoppervlakte. In opdracht van de waarderingskamer en in samenwerking met GBKZ is Informatisering afgelopen jaar gestart met het aanpassen van de informatiesystemen BAG en GBKZ zodat de juiste data uitgewisseld kan worden voor de WOZ aanslag. Dit programma loopt door in 2021.

In het kader van integraal samenwerken is informatisering gestart met het programma ‘Procesmanagement en -ontwikkeling’. Er wordt integraal gewerkt aan het virtualiseren van de gemeentelijke processen. Met deze virtualisatieslag krijgt de gemeente meer grip op de manier van werken, de vereiste informatiehuishouding en de informatiearchitectuur die dit ondersteunt. Dit programma loopt door in 2021.

Architectuur en Informatiebeveiliging
Informatisering werkt ‘onder architectuur’ waarbij de architectuurprincipes van GEMMA (Gemeentelijke Model Architectuur) toegepast worden en daarmee de landelijke overheidsrichtlijnen op het gebied van informatiearchitectuur kan volgen. Als gevolg hiervan zijn beide gemeenten overgestapt naar de nieuwe landelijke voorziening NHR en BAG 2.0. Bij het verkennen van de informatiebehoefte en doorontwikkeling van informatiesystemen is het toetsen op architectuurprincipes een vast en integraal onderdeel geworden.

Voorafgaand aan 2020 heeft de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) een verandering ondergaan. Daarop is de gemeentelijk strategie rondom informatiebeveiliging geactualiseerd en vastgesteld, in combinatie met de aanpassingen die het outsourcen van het ICT-beheer vragen. Zo is er meer aandacht voor back-up & recovery maatregelen die ‘gijzeling’ van de ICT infrastructuur tegen gaan, zijn diverse testen uitgevoerd op de gemeentelijke websites om ongeoorloofd toegang tot de ICT infrastructuur of data tegen te gaan en is er een uitgebreide e-learning campagne gerealiseerd om medewerkers meer bewust te maken van de risico’s van digitaal werken, zoals ‘phishing’ en online identiteitsfraude. In de verkenning van de informatiebehoefte en doorontwikkeling van informatiesystemen is bewustzijn over privacy en beveiliging van de data, net als architectuur, nu ook een vast onderdeel.

Via de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) wordt jaarlijks de mate van informatiebeveiliging en privacy maatregelen in de informatiesystemen en processen getoetst. Deze methode is verplicht ingevoerd voor gemeenten. Het doel is om alle verschillende audits op gebied van informatiebeveiliging en privacy te bundelen tot een eenmalige actie. Eén audit over alle onderwerpen, en eenmaal per jaar rapporteren naar alle interne en externe instanties.

Data gedreven sturen
Het voornemen is om naast het ontsluiten van data via het landelijke dataportaal meer tijd en aandacht te besteden aan data gedreven sturing. Data gedreven sturing vraagt het ontwikkelen van kennis en vaardigheden bij iedereen, van bestuur tot medewerkers. Dit vraagt inzicht in en het begrijpen van de mogelijkheden die de informatie gestuurde gemeente biedt en daarmee de goede vragen te formuleren, om te groeien naar de informatie gestuurde gemeente. Dit programma staat nu voor 2021 op de agenda.

Doorontwikkeling IV organisatie
Ten behoeve van de doorontwikkeling naar een toekomstbestendige IV organisatie is in 2020 een nieuwe manager Informatievoorziening geworven. Daarmee heeft de gemeentelijke informatievoorziening en digitalisering een directe vertegenwoordiging in het MT van beide gemeenten.

Om de samenwerking ICT tussen Heemstede en Bloemendaal te versterken is een geactualiseerde Gemeenschappelijk Regeling voor Informatisering en Automatisering in voorbereiding, dat in 2021 moet leiden tot één uitvoeringsorganisatie. Daarnaast is de voorbereiding van de nieuwe regie-organisatie cq. IV organisatie in volle gang. De IV organisatie verandert van beheer naar regie nu het ICT beheer overgedragen is en zal zij een vraaggerichte dienstverlening met een externe oriëntatie gaan bieden. Informatiemanagement, architectuur, portfoliomanagement, contractmanagement, servicemanagement en datamanagement zijn allemaal onderwerpen die komende jaren aandacht nodig hebben.

Stand van zaken uitvoering aanbevelingen Rekenkameronderzoeken
De raad is (in het kader van het 'Rode draad onderzoek' van de rekenkamer) toegezegd om de raad te informeren over de stand van zaken rond de uitvoering van de adviezen van de rekenkamer. Dat doen we door hieronder in te gaan op de rapportages van de afgelopen vijf jaar:

2019/2020: Evaluatie samenwerking Heemstede/Bloemendaal automatisering en informatisering
De visie op informatisering en het uitvoeringsplan hiervoor is besproken met de raad in december 2019. Om de samenwerking te versterken is een geactualiseerde Gemeenschappelijke Regeling automatisering

2019: Uitvoering VN-verdrag: Beleidsscan toegang voor mensen met een handicap
Het college is het eens met het standpunt om een “inclusie agenda” op te stellen. In het beleidsplan sociaal domein 2019-2022 is opgenomen dat de gemeente in het jaar 2021 een start maakt met het opstellen van deze agenda. Inmiddels wordt gesproken met de projectgroep toegankelijkheid om hiermee te starten.

2018/2019: De rode draad (Rekenkameronderzoeken door de jaren heen)
De kaderstellende rol van de raad wordt versterkt door vaker te werken met bestuursrapportages, het eerder betrekken van raadsleden bij beleid, en door keuzemogelijkheden aan de raad voor te leggen. Beleidsdocumenten worden vaker SMART geformuleerd, over de uitvoering daarvan wordt aan de raad gerapporteerd en aparte voortgangsdocumenten over bijvoorbeeld projecten en sociaal domein, in aanvulling op de rapportages in of bij planning & control documenten. Over de voortgang van de aanbevelingen van de onderzoeken van de rekenkamer van de afgelopen vijf jaar wordt gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering bij het jaarverslag.

2017: Evaluatieonderzoek Externe inhuur
Zie voor aanbevelingen over de (kader) stellende rol van de raad, hierboven het onderzoek de rode draad. Wat betreft externe inhuur, het streven is enerzijds om waar mogelijk eigen personeel in zetten en bij kwantitatief of kwalitatief capaciteitsgebrek externe inhuur. Dat past bij het streven naar een wendbare en flexibele organisatie.

2017: Communicatiebeleid
In februari 2020 is het communicatie-beleidsplan door de raad vastgesteld. Dit plan is onder andere opgesteld aan de hand van een digipanel onderzoek onder inwoners van de gemeente Bloemendaal en gesprekken met verschillende raadsleden (werkgroep). Onderdeel van het plan is een lange termijnvisie en daarnaast zijn doelstellingen opgenomen op basis waarvan de raad haar kaderstellende rol kan uitvoeren.

2016: Evaluatieonderzoek integriteitszorg
Inmiddels is conform de aanbevelingen integriteitsbeleid opgesteld dat jaarlijks wordt geëvalueerd en waarover bij het jaarverslag verantwoording wordt afgelegd aan de gemeenteraad. De burgemeester heeft een wettelijke taak inzake integriteitszorg en ziet hierop toe.

2016: Sociaal Domein
Door bureau Significant is een onderzoek gedaan naar de oplopende kosten in de jeugdzorg. Een van de aanbevelingen is om onze informatiepositie te verbeteren de regionale samenwerking te intensiveren. Deze aanbevelingen worden opgevolgd. Vanaf 2019 rapporteert het college per kwartaal over de ontwikkeling van de kosten binnen het sociaal domein. Per half jaar wordt ook inhoudelijk verantwoording afgelegd over de voortgang van het beleidsplan sociaal domein.

Voorbereiding op Rechtmatigheidsverklaring college vanaf 2021

Financiële rechtmatigheid is voor een gemeente van groot belang. Tot en met 2020 geven externe accountants een rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening af. Door een wetswijziging wordt vanaf 2021 of 2022 het college van B&W verantwoordelijk voor het opstellen hiervan. Deze verantwoording wordt gecontroleerd door de externe accountant. Achtergrond hiervan is om de bestuurlijke verantwoordelijkheid (meer) bij het college te leggen en het college zich hierover te laten verantwoorden aan de gemeenteraad. In 2019 zijn de voorbereidingen hiervoor gestart, met toenemende aandacht voor processen en het zelf controlerend en zelf lerend vermogen van de organisatie.

Ombuigingen en kerntakendiscussie

Er is in 2020 een nota kerntakendiscussie opgesteld die door de Corona crisis niet door de raad in behandeling is genomen omdat de omstandigheden een goede discussie in de raad en met andere belanghebbenden in de weg stond. Een aantal voorstellen uit de nota zijn wel verwerkt in de begroting 2021 om deze sluitend te maken.